Zgodnie z przepisami niemieckiej ustawy o obowiązku zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG), od 1 stycznia 2024 r. przedsiębiorstwa na terenie Niemiec zatrudniające co najmniej 1.000 pracowników zobowiązane są do podjęcia odpowiednich środków, aby zapewnić, że w ich łańcuchach dostaw przestrzegane są określone wymogi zachowania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka i ochrony środowiska naturalnego. Powyższa ustawa obowiązuje również względem KaVo Dental GmbH. Jej celem jest zapobieganie zagrożeniom dla praw człowieka lub środowiska, minimalizowanie ich lub zaprzestanie naruszania tychże praw lub zobowiązań środowiskowych.
Bardzo poważnie traktujemy naszą odpowiedzialność w tym zakresie, tworząc kulturę respektowania praw człowieka w ramach prowadzonej działalności oraz naszych globalnych łańcuchów dostaw i wartości, jak również zapewniając osobom poszkodowanym dostęp do środków zaradczych w przypadku naruszenia praw człowieka. W ten sposób dostosowujemy naszą działalność biznesową do uznanych na całym świecie Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka. Wdrażamy wymogi obowiązującego w Niemczech Krajowego Planu Działania na rzecz wdrażania Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka (NAP) oraz niemieckiej ustawy o obowiązku zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw.
Nasz inspektor ds. praw człowieka Klaus Reisenauer oraz dział ds. zgodności z przepisami (Compliance) są właściwymi punktami kontaktowymi w razie pytań dotyczących poprawnego wypełniania obowiązków w zakresie należytej staranności. W ramach swoich zadań pracują oni nad stałym rozwojem systemu zapewniającego zgodność z wymogami należytej staranności.
Kontakt: corporate.compliance@kavo.com
Łączymy siły na rzecz praw człowieka
Naszą odpowiedzialność społeczną realizujemy poprzez zarządzanie zrównoważonym łańcuchem dostaw. W ramach tego zarządzania ustalamy dla naszych dostawców minimalne wymagania w zakresie ochrony środowiska, praw człowieka oraz uczciwych praktyk pracowniczych i biznesowych. Są one integralną częścią naszego Globalnego kodeksu postępowania dla partnerów handlowych i dostawców.
Procedura składania skarg
Uruchomiliśmy w KaVo kanał zgłaszania nieprawidłowości dla wszystkich pracowników oraz osób spoza firmy. Wszyscy pracownicy naszej firmy, a także nasi partnerzy biznesowi i inne osoby trzecie mają możliwość zgłaszania wszelkich zagrożeń lub skarg związanych z zakresem objętym przepisami niemieckiej ustawy o obowiązku zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG) – również w sposób zapewniający poufność i anonimowość.
Umyślne zgłaszanie nieprawdziwych informacji
Celowe przekazywanie nieprawdziwych informacji w złej wierze jest już samo w sobie poważnym wykroczeniem, skutkującym wdrożeniem postępowania dochodzeniowego i środków dyscyplinarnych. Takie środki podjęte w następstwie umyślnego zgłoszenia nieprawdy nie stanowią działań odwetowych.
Regulamin zgłaszania nieprawidłowości:
Każdy może skorzystać z kanału dla sygnalistów, aby w sposób poufny i anonimowy zgłosić jakiekolwiek zaobserwowane lub podejrzewane zagrożenia lub naruszenia obowiązków zachowania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka czy ochrony środowiska.
Dostęp do kanału dla sygnalistów: https://report.whistleb.com/pl/kavo
- Odpowiedzialni pracownicy zostali przeszkoleni i uwrażliwieni na postępowanie z danymi poufnymi oraz danymi osobowymi.
- W razie potrzeby imiona i nazwiska są anonimizowane lub pseudonimizowane dla wymaganej ochrony sygnalistów.
- KaVo Dental korzysta z zabezpieczonego środowiska do przetwarzania informacji i zgłoszeń oraz do komunikacji z sygnalistami, dzięki czemu osoby trzecie nie mają dostępu do dokumentów, nie mogą podsłuchiwać rozmów ani w inny sposób uzyskiwać dostępu do danych informacji.
- Nawet po zakończeniu procedury odnośne informacje nie będą ujawniane, jeśli jest to konieczne w celu ochrony sygnalisty.
- W miarę możliwości biuro ds. zgłoszeń będzie utrzymywać kontakt z sygnalistą przez cały czas trwania procedury i zapewni mu możliwość przekazania informacji o wszelkiej dyskryminacji lub penalizacji nawet po zakończeniu procedury.
- Potwierdzenie odbioru zgłoszenia
Po przekazaniu zgłoszenia biuro ds. zgłoszeń odnotowuje jego odbiór, a sygnalista otrzymuje potwierdzenie odbioru w ciągu kolejnych siedmiu dni.
- Weryfikacja zgłoszenia
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy zgłoszenie podlega zakresowi niniejszej procedury zgłaszania nieprawidłowości.
Jeśli analiza wykaże, że procedura ta nie ma w tym przypadku zastosowania, zgłoszenie zostanie przekazane do właściwego działu w firmie. W miarę możliwości sygnalista będzie informowany na bieżąco o przebiegu procesu.
Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za nieistotne, nie będzie dalej przetwarzane, a sygnalista otrzyma stosowną informację na ten temat – w miarę możliwości wraz z odpowiednim uzasadnieniem.
Jeśli analiza wykaże, że przekazane informacje wchodzą w zakres niniejszej procedury zgłaszania nieprawidłowości, zostaną one przetworzone w sposób opisany poniżej.
- Wyjaśnienie stanu faktycznego, środki zaradcze i zapobieganie
Biuro ds. zgłoszeń przeprowadzi dochodzenie, podejmie działania następcze lub ew. przekaże sprawę do właściwego działu w firmie celem jej dalszego przetwarzania, kierując się na każdym etapie zasadą zachowania poufności i ochrony danych.
W razie potrzeby i w miarę możliwości w przypadku zgłoszeń anonimowych biuro ds. zgłoszeń lub właściwy dział omówi stan faktyczny dotyczący sprawy z sygnalistą, prosząc go ew. o dodatkowe informacje.
Jeśli w opinii biura ds. zgłoszeń lub właściwego działu biura dochodzenie w odniesieniu do konkretnej sprawy wykaże, że w obszarze działalności firmy lub dostawcy nie występują zagrożenia dla praw człowieka lub ochrony środowiska ani naruszenia obowiązków w zakresie praw człowieka lub ochrony środowiska, sprawa zostanie zamknięta, a sygnalista otrzyma stosowną informację na ten temat.
Jeśli w opinii biura ds. zgłoszeń lub właściwego działu dochodzenie potwierdzi, że w obszarze działalności firmy lub dostawcy występują zagrożenia dla praw człowieka lub ochrony środowiska lub naruszenia obowiązków w zakresie praw człowieka lub ochrony środowiska, opracowane zostanie potencjalne rozwiązanie celem podjęcia dalszych działań. O ile będzie to możliwe i uzasadnione, sygnalista zostanie zaangażowany w ten proces.
Podejmowane działania to w szczególności niezbędne środki zapobiegawcze i naprawcze w celu zminimalizowania lub wyeliminowania naruszeń i/lub zagrożeń.
Zgłoszenia nieprawidłowości są obsługiwane przez zewnętrznego partnera, WhistleB, Whistleblowing Centre. Kanał komunikacji jest szyfrowany i chroniony hasłem. Wszystkie wiadomości są przetwarzane w sposób poufny. Biuro ds. zgłoszeń znajduje się w Planmeca i w razie zgłoszenia nieprawidłowości współpracuje ze specjalnie wybranymi i przeszkolonymi pracownikami KaVo Dental zgodnie z niemiecką ustawą o ochronie sygnalistów i niemiecką ustawą o obowiązku zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw.
Jeśli konieczne będzie dalsze przetwarzanie przez wewnętrzny dział KaVo, podjęliśmy środki ostrożności w celu zapewnienia poufności i ochrony tożsamości sygnalistów oraz ich danych osobowych.
Skuteczność procedury zgłaszania nieprawidłowości będzie podlegać regularnej corocznej lub sporadycznej rewizji. W razie potrzeby procedura zostanie zmodyfikowana lub objęta działaniami korygującymi.
W ramach wewnętrznych firmowych obowiązków dokumentacyjnych otrzymane zgłoszenia oraz wdrożenie działań zapobiegawczych i naprawczych wraz z ich skutecznością będą na bieżąco dokumentowane.
Okres przechowywania zgłoszeń wynosi siedem lat zgodnie z art. 10 ust. 1 zdanie 2 niemieckiej ustawy o obowiązku zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw.